Mindy henkilöasiakkaiden tietosuojaseloste

Päivitetty 1.9.2026
Tällä tietosuojaselosteella annamme tietosuojaa koskevan lainsäädännön mukaisesti
tietoa henkilöasiakkaiden henkilötietojen käsittelystä Mindyssä.

1. Rekisterinpitäjä

Mindy Oy (Y-tunnus: 3647772-4)

Mannerheimintie 12 A, 00100 Helsinki

Rekisterinpitäjyys ja palveluntuotantomalli:

Mindy Oy toimii rekisterinpitäjänä asiakkaidensa henkilö- ja terveystiedoille. Mindyn terapia- ja mielenpalveluita tuottavat pääosin itsenäiset ammatinharjoittajaterapeutit sekä Mindyn työsuhteiset terapeutit. Ammatinharjoittajat käsittelevät rekisterin tietoja Mindyn lukuun ja puolesta rekisterinpitäjän antamien ohjeiden ja sopimusten mukaisesti.

2. Yhteystiedot

Tietosuojavastaava: Tanja Lappi

Sähköposti: [email protected]

Postiosoite: Mindy Oy / Tietosuojavastaava, Mannerheimintie 12 A, 00100 Helsinki

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja perusteet

Käsittelemme henkilötietojasi voidaksemme tarjota terapia- ja mielen hyvinvoinnin palveluita. Käsittely perustuu soveltuvaan lainsäädäntöön (esim. asiakastietolaki, potilaslaki), asiakassopimukseen, rekisteröidyn suostumukseen tai Mindyn oikeutettuun etuun.

Käsittelyn tarkoitukset:

Palvelun tuottaminen ja toteuttaminen:

  • Terapia-, mielen- ja hyvinvointipalveluiden suunnittelu, järjestäminen, toteutus ja seuranta (lähi- ja etävastaanotot).
  • Ajanvarausten hallinta ja asiakasyhteydenpito.
  • Potilastietojen lakisääteinen kirjaaminen ja välittäminen Kanta-palveluihin (terveydenhuollon palveluissa).
  • Muiden kuin potilastietomerkintöjä vaativien mielen- ja valmennuspalveluiden toteuttaminen ja asiakastietojen hallinta.

Asiakassuhteen hoito, laskutus ja perintä:

  • Asiakassopimuksen tekeminen, palveluiden laskutus, maksutapahtumien rekisteröinti ja perintä.
  • Maksajaorganisaatioiden (esim. Kela, vakuutusyhtiöt, palvelusetelimaksajat) kanssa käytävä tarpeellinen tiedonvaihto ja hoitopalaute suostumuksella tai lain nojalla.

Toiminnan kehittäminen, laatu ja raportointi:

  • Palautteen kerääminen, asiakastyytyväisyyden mittaaminen ja reklamaatioiden/vaaratapahtumien käsittely.
  • Ammattihenkilöiden toiminnan ja työn laadun varmistaminen sekä auditointi.
  • Oman toiminnan suunnittelu, tilastointi ja kehittäminen (anonymisoidun tai pseudonyymin aineiston pohjalta).

Viestintä ja markkinointi:

  • Asiakasviestintä, muistutukset (esim. ajanvaraukset) sekä tuotteista ja palveluista viestiminen suostumuksen tai oikeutetun edun nojalla.

Digitaalisten palveluiden ja tietojärjestelmien tarjoaminen:

  • Ajanvarauksen ja verkkosivujen tarjoaminen: Verkkosivuilla tarjottavan ajanvarauspalvelun toteuttaminen, ajanvarauksien hallinta sekä verkkosivuston virhetilanteiden selvittäminen ja kehittäminen.

4. Käsiteltävät henkilötietokategoriat

Perustiedot ja tunnistetiedot:

  • Nimi, henkilötunnus, syntymäaika, yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero), asiointikieli, huoltajan/laillisen edustajan/lähiomaisen tiedot.

Potilas- ja terveystiedot (rekisteröitävät terveydenhuollon palvelut):

  • Hoidon ja tutkimusten kannalta tarpeelliset esitiedot, potilaskertomustiedot, lausunnot, lähetteet, Kanta-merkinnät ja tutkimustulokset.

Muut mielen- ja hyvinvointipalveluiden tiedot (ei-potilastiedot):

  • Asiakkaan itse antamat esitiedot, valmennus- ja keskustelumuistiinpanot, kyselyvastaukset ja seurantatiedot, joista ei tehdä lakisääteisiä potilaskertomusmerkintöjä.

Ajanvaraus- ja käyntitiedot:

  • Verkkosivujen ajanvarauspalvelun kautta annetut tiedot, varaushistoria, käyntiajankohdat, vastaanottajan tiedot ja etäpalveluiden toteutustiedot.

Maksaja- ja laskutustiedot:

  • Laskutusosoite, maksutapahtumat, maksajan tiedot (esim. Kela-kuntoutuspäätökset, vakuutusyhtiön tiedot).

Asiakaspalvelu- ja palautetiedot:

  • Yhteydenottotallenteet, asiakaspalautteet ja reklamaatiot.

Verkkosivujen käyttö ja analytiikka:

  • Verkkosivujen ja ajanvarauspalvelun käyttöön liittyvät tekniset tiedot (esim. IP-osoite, evästeet ja istuntotunnisteet)

5. Henkilötietojen säilytysaika

Potilastiedot:

  • Säilytetään lakisääteisesti sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietolain mukaisesti (pääsääntöisesti 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta syntymästä).

Muut kuin potilastiedot (esim. valmennus- ja asiakastiedot):

  • Säilytetään asiakassuhteen keston ajan ja tarpeellisen ajan sopimus- tai kirjanpitovelvoitteiden täyttämiseksi, jonka jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

Asiakaspalvelumuistiinpanot ja puhelutallenteet:

  • Säilytetään pääsääntöisesti 6 kuukautta.

Laskutus- ja kirjanpitoaineisto:

  • Säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan (pääsääntöisesti 6–10 vuotta).

6. Tietolähteet

Tietoja kerätään pääsääntöisesti henkilöasiakkaalta itseltään (esim. ajanvarauksen, lomakkeiden ja vastaanottojen yhteydessä).

Lisäksi tietoja voidaan saada:

  • Lähettävältä terveydenhuollon yksiköltä tai maksajaorganisaatiolta (esim. Kela,
    vakuutusyhtiöt).
  • OmaKanta / Kanta-palvelujen kautta asiakkaan luovutusluvalla tai suostumuksella.
  • Digi- ja väestötietovirastosta (osoitteiden ja perustietojen päivitys).

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Mindy ei luovuta tietoja kolmansille osapuolille ilman lakisääteistä perustetta tai asiakkaan antamaa suostumusta.

Lakisääteiset ja suostumukseen perustuvat luovutukset:

Kanta-palvelut:

  • Potilastiedot tallennetaan asiakastietolain mukaisesti Kanta-palvelujen Potilastietovarantoon.

Maksajaorganisaatiot ja yhteistyötahot:

  • Kela (Kela-kuntoutus), vakuutusyhtiöt tai muut maksajat saavat lakisääteiset tai suostumukseen perustuvat hoitopalaute- ja laskutustiedot.

Viranomaiset:

  • Lakiin perustuvan tietojensaantioikeuden nojalla (esim. tuomioistuimet, valvontaviranomaiset).

Tietojen siirto ja ulkoistaminen (Käsittelijät):

Mindy hyödyntää ulkopuolisia palveluntarjoajia (esim. IT-järjestelmät, potilastietojärjestelmät, maksunvälittäjät). Ammatinharjoittajana toimivat terapeutit käsittelevät tietoja Mindyn rekisterinpitäjyyden alaisuudessa.

Siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle:

Tietoja säilytetään ja käsitellään ensisijaisesti EU/ETA-alueella. Mikäli tietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, noudatetaan GDPR:n mukaisia suojatoimia (esim. komission riittävyyspäätös tai vakiolausekkeet).

8. Tietoturva

Kiinnitämme erityistä huomiota henkilötietojen huolelliseen ja tietoturvalliseen käsittelyyn. Noudatamme ja kehitämme toimialan yleisiä hyviä tietosuojakäytäntöjä.

  • Potilastietojärjestelmä ja tietoturva-auditointi: Käytämme terveydenhuollon ja terapiamarkkinoiden laajasti hyödyntämää Diarium-potilastietojärjestelmää. Diarium on Kanta-sertifioitu A-luokan tietojärjestelmä, joka täyttää sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmille asetetut tiukat tietoturva- ja viranomaisvaatimukset.
  • Käyttöoikeuksien rajaus: Tietoja säilytetään sähköisissä tietojärjestelmissä siten, että niihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä (työsuhteiset terapeutit, ammatinharjoittajat ja hallinto), joiden työtehtävät ja hoitosuhde sitä edellyttävät.Käyttöoikeudet ovat henkilökohtaisia ja käyttöä valvotaan lokitietojen avulla.
  • Tietoliikenne ja palvelimet: Yhteys potilastietojärjestelmään tapahtuu aina vahvasti salatun verkkoyhteyden (SSL/TLS) kautta, ja tiedot sijaitsevat Suomessa/EU-alueella sijaitsevissa turvallisissa palvelinsaleissa.
  • Manuaalinen aineisto: Mahdollinen paperi- tai manuaaliaineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain valtuutetuilla henkilöillä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaalla on oikeus:

  • Tarkastaa itseään koskevat tiedot ja pyytää niistä jäljennös (potilastiedot nähtävissä myös OmaKanta-palvelussa).
  • Vaatia virheellisten tietojen oikaisemista.
  • Pyytää tietojen poistamista (rajoituksin: lakisääteisiä potilastietoja ei voida poistaa säilytysaikana)
  • Peruuttaa suostumus siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen.
  • Rajoittaa tai vastustaa käsittelyä GDPR:n edellyttämissä tilanteissa.
  • Tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi), mikäli katsoo tietosuojalainsäädäntöä rikotun.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt (esim. tarkastus- tai oikaisupyynnöt) tulee toimittaa kirjallisesti tai henkilökohtaisesti asioimalla Mindyn toimipisteessä, jotta henkilöllisyys voidaan varmistaa luotettavalla tavalla. Rekisteröity voi myös olla yhteydessä Mindyn tietosuojavastaavaan.

Takaisin ylös